Fredagar, månadsslut och slutet på året utgör alla utmärkta tillfällen att följa upp sin verksamhet för att se hur det har gått och kunna planera sin verksamhet för kommande vecka/månad/år. Men vad tusan följer man upp på? Och måste man göra det så noga om man är helt ensam i sitt företag?

Därför bör du följa upp din verksamhet

I stunden känns det sällan speciellt akut att följa upp sin verksamhet. Det känns ju viktigare att planera, eller hur? De flesta tänker nog att planering och uppföljning är två olika punkter på listan, där planeringen har en högre prioritet än uppföljningen. Men vill du veta en hemlis? Uppföljningen ÄR planeringen. Eller kanske bättre uttryckt, den kontinuerliga revideringen av den ursprungliga planen = den levande planen.

Uppföljning är liksom att jämföra med kartläsning när du ska någonstans du inte riktigt varit förut. De flesta av oss förstår vikten av att i god tid kolla upp vart vi ska och hur vi ska ta oss dit för att sedan i rätt tid komma fram till rätt plats och ha rätt saker i packningen. De flesta förstår också att man inte bara kan kolla på kartan en gång och sedan hitta rätt, utan att man kontinuerligt behöver orientera sig för att inte gå vilse och att revidera sin ursprungliga plan utefter ny information som dyker upp på vägen.

På samma sätt behöver du i din verksamhet planera och följa upp din plan, dels för att försäkra dig om att du rör dig mot den plats du tagit sikte på och dels för att förstå i vilken takt din nuvarande rörelse tar dig framåt. Så syftet med att lägga lite tid och krut på att kontinuerligt följa upp verksamheten är alltså för att:

• Uppnå de långsiktiga målen, dvs syftet med din verksamhet (= nå fram till den plats du tagit sikte på)
• Få koll på var du lägger din tid och din energi (= förstå hur du spenderar dina resurser)
• Få koll på pengarna och resultatet, dvs hur det faktiskt går för din verksamhet (= förstå om insatsen kommer producera önskvärt resultat)

Vad följer man upp?

Något du absolut vill undvika är att följa upp för uppföljandets skull. Det blir garanterat ett slöseri med tid. Vad du behöver följa upp på behöver alltså vara anpassat för din verksamhet. Det behöver vara just de saker som kan hjälpa dig att se att du rör dig åt rätt håll med rätt fart.

De områden du behöver ha koll på i det stora är:

1. Mål
2. Prioriteter
3. ToDo:s
4. KPI:er

I jämförelsen med en resa så är dina långsiktiga mål den slutliga destinationen. Delmålen är orter eller platser som du vet att du behöver passera på vägen för att veta att du ä på rätt väg. Dina prioriteringar är riktningen på den övergripande rutten, dvs kursen. Dina dagliga, veckovisa och månatliga todo:s representerar alla de vägval som görs på vägen. Och slutligen KPI:erna representerar klockan och distansmätaren.

1. Följ upp dina mål

Mål går bara att följa upp om du har formulerat dem. Det svåraste med att formulera mål är att lägga dem på rätt nivå. Mål bör vara konkreta för att överhuvudtaget kunna följas upp, men målen behöver ändå vara just mål, inte todo:s (“skapa en kurs”). De ska inte heller förväxlas med din vision så att de blir oanvändbara (“skapa frihet genom att jobba 4 timmar per dag”). Vi behöver alltså lägga blicken lagom långt framför oss och lyfta den tillräckligt för att kunna hålla rätt riktning och kurs. Tittar vi rakt ner i marken för att vårt mål är att inte snubbla på småsten eller rötter på stigen, så kommer vi troligtvis gå vilse eller vandra runt planlöst. Och lyfter vi blicken för högt mot himlen så tappar vi greppet om hur vi ska ta oss dit.

Om du jobbar själv som egenföretagare och just håller på att hitta/utforska din nisch kan det vara lagom att börja sätta långa mål på årsbasis och kortare mål på månadsbasis. Exempel på ett årsmål för din digitala verksamhet 2022 skulle kunna vara:

– Lansera den digitala kursen X i februari med tre lanseringar under året (Q1, Q2, Q3) och y sålda kurser per lansering

Du kan med fördel specificera dina mål på både kort och lång sikt, några större mål för året eller de kommande 5 åren och några mindre mål för månaden eller veckan. Genom att regelbundet följa upp gentemot de mer långsiktiga målen ser du till att hålla dig på rätt kurs. Om du märker att målen förändras över tid eller att de inte riktigt håller måttet (vi lär oss hela tiden, eller hur!?) så är de faktiskt okej att ändra. Javisst. Du ska såklart aldrig bara jobba mot ett mål för att du har satt det om du känner målet inte längre känns relevant.

2. Följ upp dina prioriteter

Det är viktigt att ha en tydlig prioritet på målen, speciellt om du har flera. Skriv alltså ut 1, 2 eller 3 som en siffra bredvid varje mål som du formulerar. Du kan ha flera av varje prio, men alla kan inte vara 1. De högst prioriterade målen bör vara de som allra tydligast förflyttar din verksamhet i den riktning du vill. En tydlig prioritet kommer bespara dig många mindre beslut under året som kommer. Eftersom alla dina dagliga aktiviteter bör göda något av dina mål så kan du med kontinuerlig uppföljning se mönster som annars hade varit svårare att upptäcka, som att du lägger mest tid på dina minst prioriterade mål till exempel.

3. Följ upp dina ToDo:s

ToDo:s är alltså de faktiska dagliga aktiviteter du behöver göra för att på sikt nå dina mål. Ta för vana att skriva upp dina viktigaste todo:s på en lista för månaden/veckan/dagen. Även om du kanske har en större lista som bryter ner dina mål och specificerar den totala bilden av alla de aktiviteter du behöver göra för att nå dem, så håll dina kontinuerliga listor korta. Håll det till max fem punkter. Gärna tre. Jag brukar ha en lista med mina mål och huvudsakliga ToDo:s för veckan i en snygg skrivbok, med 2-3 punkter som både min coach och min accountability partner frågar efter. Sedan har jag en lista för dagen som jag skriver ner på papper och checkar av för mig själv. Det pappret slänger jag helst när dagen är slut.

När man jobbar själv, i sitt hem eller lite oregelbundna tider pga VAB eller deltid eller vad det nu kan vara, så är det himla lätt att det smyger sig in alla sorters punkter på listorna, typ “utvecklingssamtal för barnen” eller “hämta svärmor vid tåget”, men se ändå till att hålla din lista helt jobbrelaterad för att veta exakt vad dina prioriterade todo:s är när du väl har tid att lägga på jobb. Privata grejor får ha en egen lista eller får ligga i kalendern som mötesbokningar. (Inte sagt att den listan inte är lika prioriterad!) 

4. Följ upp KPI:er

KPI (key performance index) är mätbara nyckeltal som är värdefulla för din verksamhet att följa upp. Du bestämmer själv vad som är en KPI och sätter själv reglerna för hur och när du följer upp den. Det absolut viktigaste med det här arbetet är att välja för dig relevanta KPI:er eftersom det är en del jobb med att ta fram och följa upp siffror, men ett förslag kan vara att följa upp på års-/månadsbasis. För att underlätta din uppföljning av KPI:er så gör det på samma sätt varje månad. Logga exempelvis siffrorna i en excel-fil som du fyller på efterhand eller dra ut rapporter i liknande datumintervall. Bestäm hur/var du kollar och gör det på samma sätt vid ungefär samma tidpunkt varje månad.

Det är lätt att tro att KPI:er är svårt och därför skita i det helt, men tricket är att börja riktigt enkelt. Om du inte har någon form av uppföljning idag, skapa ett excel-ark och sätt av lite tid precis i slutet/början av månaden för att ta reda på hur det gick föregående månad. Exempel på KPI:er jag håller koll på och följer upp regelbundet i min verksamhet är:

• Resultat (omsättning – kostnader = vinst)
• Likviditet (pengar på kontot)
• Sälj (från vilka olika kanaler/produkter)
• Trafik (till vilka olika mål från vilka olika källor)

Att komma igång är viktigast

Många tycker att uppföljning känns tradigt och onödigt. Det är förståeligt eftersom det kan äta upp mängder av tid – som egenföretagare skulle jag utan problem kunna lägga all min tid varje dag på att följa upp mina siffror och mål och skapa en perfekt uppföljningsrutin. Och det har jag naturligtvis inte tid med. Nej, det viktiga är inte att göra det perfekt, utan det viktiga är att överhuvudtaget komma igång. Så börja enkelt, avsätt en timme eller två i veckan eller månaden, samtala om dina mål med någon (läs mer här om hur du kan skaffa en accountability partner), reflektera över hur dina todo-listor ser ut, börja klicka in i statistikdelen på dina system och titta på siffrorna. Du kommer märka att ju mer koll du skaffar dig på hur du ligger till i förhållande till dina mål, desto skarpare, mer träffsäker och angelägen blir du i dina metoder att nå dem.

Jag önskar dig lycka till med din uppföljning!